Susitarimas su partneriais – Bendradarbiavimo reglamentas

1. Pagal poreikį patarti klientams:

1.1. Išimti pinigai iš kasos aparato ir tą pačią dieną pristatyti į banką gali sutaupyti 6 eur;
1.2. Prieš Kalėdas klientams priminkite apie galimybę dovanoti iki 200 eur/žmogui be papildomo apmokestinimo;
1.3. Stambinkite sąskaitas (kuro čekius, banko išrašus apjunkite).

2. Sąskaitų žymėjimas Google doks’e:

2.1. Registruojant banko išrašo operacijas nepamirškite skaičiuoti kiekvieną atskirai;
2.2. Už buhalteriai.lt sąskaitos registravimą klientui taikykite nulinį tarifą;
2.3. Google doks’e registruojant banko operacijas žiūrėkite, ar vedate į reikalingą eilutę ( pvz. Banko operacija eurais įvesite į bankas eurais);
2.4. Klientui atsiskaitant grynais pinigais ir Jums pateikus PVM sąskaitą-faktūrą , fiskalinį čekį arba pinigų/priėmimo aktą, rekomenduojame skaičiuoti tik vieną registruotą dokumentą;
2.5. Jei PVM kodo anketos pildymas užtrunka daugiau nei pusvalandį darbo informuokite, kad taikysite valandį įkainį. T.y jei klientai neatsako  į VMI siųstus klausimus ir prašo pagalbos;
2.6. Dėl PVM kodo atgavimo / apgynimo taikykite klientui valandinį įkainį. Prieš tai klientą informuokite apie papildomas paslaugas ir dėl kokių priežasčių iš jo norima atimti PVM kodą;
2.7. SODROJE įdarbintam darbuotojui išėjusiam vaiko priežiūros/nėštumo/gimdymo atostogų, rekomenduojame taikyti pusės įkainio tarifą. Klientui teikiant nulinį I.SAF registrą, taikykite klientui 1 vnt. įkainį;
2.8. Už apskaitomą kurą klientams sąskaitą rašykite kas mėnesį, o ne metų gale (6 eur. kas mėnesį geriau nei 6 eur. metų pabaigoje);
2.9. Prieš teikdami MB statistikos duomenis imkite metinį mokestį arba informuokite administraciją, kad įkeltų mėnesinį mokestį;
2.10. Sąskaitas Google doks’e sužymėkite iki nurodyto termino, kitu atveju administracija pasilieka teisę uždaryti periodą su pastovia suma.

3. Sąskaitų rašymas:

3.1. Už praėjusio mėnesio suteiktas buhalterines paslaugas sąskaita rašoma einamojo mėnesio data iki 20-os dienos;
3.2. Jei buhalterės sąskaita koreguojama skirtumus išsilyginti per sekantį mėnesį.

4. Taupykite laiką:

4.1. Naudokite Monet programoje automatizuotas funkcijas: banko išrašo importavimą, PVM deklaracijas;
4.2. Naudokite gmail funkciją iš anksto paruoštus laiškų atsakymus;
4.3. Balansus, pelno nuostolio ataskaitas ir visus kitus dokumentus galite pasirašinėti mobiliu parašu;
4.4. Naudokite automatinį SAM pateikimo robotą;
4.5. Naudokite robotą visose pasikartojančiose operacijose.

5. Bendravimas:

5.1. Bendravimas elektroniniu paštu

5.1.1. Kartą į pusmetį (01.04 ir 07.04) klientams nusiųskite darbuotojų sukauptas nepanaudotas atostogų dienas, rekomenduojama prieš metinius finansinių ataskaitų rinkinius. Taip išvengsite klientų nepasitenkinimo bei klientui norint atleisti darbuotoją, jis bus informuotas apie darbuotojo sukauptas atostogų dienas. Jei įmonėje yra vienas darbuotojas (vadovas) laiško siųsti nereikia. Siunčiant informaciją klientui prisekite administraciją į BCC;
5.1.2.  Tris kartus per metus (01.25 ; 07.25 ; 10.25) siųsti klientams skolininkus. Siunčiant informaciją klientui prisekite administraciją į BCC;
5.1.3. Keturis kartus per metus (03.01; 06.01; 09.01; 12.01) siųsti klientams ne pvm mokėtojams apyvartas. Siunčiant informaciją klientui prisekite administraciją į BCC;
5.1.4. Nors kartą per 6 mėnesius rekomenduojame susisiekti su ,,tyliaisiais“ klientais ir pasiteirauti, kaip jiems sekasi. Tai stenkitės daryti metų pradžioje apie 01.10 ir metų viduryje 07.10 dieną;
5.1.5. Į kliento, kolegių užklausas (el. paštu, laišku ir kt.) sureaguokite per 8 darbo valandas. Nesant galimybei to padaryti informuokite klientą ar kolegą, kada galėsite atsakyti;
5.1.6. Rašydami laišką venkite neiginių ( pvz:. Nemoku, negaliu, neatsakysiu…);
5.1.7. Pasitikrinkite, ar atsakinėjate klientams iš darbinio elektroninio pašto;
5.1.8. Klientui išreiškus norą susitikti bei pasikalbėti gyvai, būtinai skirkite tam laiko;
5.1.9. Prieš susitikimą informuokite klientą, kiek laiko galite skirti susitikimui. Jei susitikimas užsitęs mandagiai atsiprašykite kliento;
5.1.10. Radus praleistą skambutį perskambinkite per 1 (vieną) darbo valandą;
5.1.11. Padėkokite klientui už jo laišką, klausimą, pastabą, skambutį, pokalbį, kritiką;
5.1.12. Į kliento klausimus apie sąskaitų įkainius atsako administracija, dėl sąskaitų kiekių, papildomų klausimų-buhalterė;
5.1.13. Kartą į metus užklauskite kliento, ar jam užtenka gaunamų ataskaitų iš Jūsų (gal nori papildomų ataskaitų).
5.1.14. Elektroninius paštus rašome taisyklinga lietuvių kalba lietuviškais rašmenimis. Išlaikome vienodą viso elektroninio laiško šriftą.
5.1.15. Į elektroninius laiškus atsakome palikdami visą susirašinėjimo istoriją, t.y. į kliento laišką atsakome naudodam funkciją ,,Reply“;
5.1.16. Jei klientui rašome naują laišką, būtinai užpildome laiško temos (,,Subject“) laukelį, temą formuluojame trumpai ir aiškiai, pvz.: ,,Informacija apie svarstyklių patikrą“, ,,Sutarties pratęsimas“ ir pan;
5.1.17. Jei per tiek laiko negalime surinkti klientui reikiamos informacijos, parašome klientui, kad gavome jo laišką ir kada atsakysime. Pvz.: ,,Dėkojme už laišką. Į Jūsų paklausimą atsakysime iki…“ Visus prisegamus dokumentus klientui siunčiam viename laiške;
5.1.18. Rašant laišką klientams, kreipiamės vardu: Laba diena, Vardas;
5.1.19. Bendraujant su kolegomis el.laiškais apie klientą, rašykite tik dalykiškai. Jeigu norite pasipasakoti, aptarti klientą – darykime tai tik gyvai. Tokio tipo laiškai gali būti netyčia persiųsti pačiam klientui;
5.1.20. Siunčiant klientui laišku atliktus papildomus darbus, tokius kaip apskaitos politika, balansai, konsultacija ir kita, sekite administraciją į BCC.

5.2. Bendravimas telefonu:

5.2.1. Partneris (Buhalteris) išrašęs pirmąją sąskaitą naujam klientui turi paskambinti ir paaiškinti, pasidomėti kaip suprato, kokie klausimai ir pan;(skambučių-algoritmas)
5.2.2. Jei klientas skambina į mobilųjį telefoną ir jį galime identifikuoti, atsiliepiame pasakydami savo vardą ir pasisveikindami. Jei skambina nuolatinis klientas, galime atsiliepti taip, kaip su klientu sutarta;
5.2.3. Jei bendraujant su klientu skamba mobilusis telefonas, skambutį atmetame ir išsiunčiame klientui standartinę trumpąją žinutę:
Laba diena. Šiuo metu esu susitikime, perskambinsiu Jums už 25 min. arba parašykite man el.paštu (nurodoms el. pašto adresas);
Laba diena. Šiuo metu esu susitikime, perskambinsiu Jums už 45 min. arba parašykite man el.paštu (nurodoms el. pašto adresas);
Laba diena. Šiuo metu esu mokymuose, perskambinsiu Jums už 2val 25 min. arba parašykite man el.paštu (nurodoms el. pašto adresas);
5.2.4. Jeigu klientas pradeda kalbėti neprisistatęs, leidžiame jam užbaigti sakinį ir mandagiai pasiteiraujame, su kuo kalbame. Pvz.: ,,Dėkoju, kad skambinate, prieš tęsiant pokalbį prašau Jūsų prisistatyti.“.

5.3. Klientų pretenzijos:

Jei klientas turi pretenzijų:
5.3.1. Atidžiai jį išklausome rodydami dėmesį savo veido išraiška, galvos linktelėjimu, žodžiais ,,taip“, ,,klausau“;
5.3.2. Prieš pasiūlydami sprendimą, turime tiksliai išsiaiškinti kliento pretenzijos priežastį. Todėl užduodame papildomų klausimų. Pvz.: ,,Prašom patikslinti, kas Jums kelia nepasitenkinimą?“ ir pan;
5.3.4. Pasitiksliname, ar siūlomas sprendimo būdas yra priimtinas. Pvz.: ,,Ar sutinkate su tokiu sprendimu?/Ar jums priimtinas šis pasiūlymas?“;
5.3.5. Jeigu aptarnaujant klientą buvo padaryta klaida ir šią klaidą pirmas pastebi darbuotojas – informuojame klientą apie padarytą klaidą (pvz.: ,,Jums buvo pateikta klaidinga informacija pie skolos dydį“). Atsiprašome kliento už savo ar bendradarbio klaidą ir ją ištaisome (pvz.: ,,Atsiprašome, skola bus perskaičiuota“);
5.3.6. Jeigu klaidą pastebi klientas – atidžiai išklausome pretenzijas dėl padarytos klaidos, padėkojame už pastabą (pvz.: ,,Ačiū, už pastebėjimą“);
5.3.7. Nesiginčijame su klientu. Pvz.: ,,To negali būti“, ,,Jūs esate neteisus“. Nesiteisiname – pvz.: ,,Tai ne mano kaltė“, ,,Aš čia nesenai dirbu…“.

6. Kai gaunate naują klientą:

6.1. Prisistatykite klientui per 8 darbo valandas (siųsdami prisistatymo laišką prisekite projektų vadovę – Enriką į BCC), nusiųskite naujausią šablonų rinkinį, išsisaugokite telefono numerį;
6.2. Perdavimo laiške pasirašykite prisegtą perdavimo aktą (mobiliu parašu arba ranka) ir atsiųskite administratorei;
6.3.  Gavus dokumentus iš kliento kreipkitės į administratorę, kad sukurtų įmonės duomenų bazę (Monet).;
6.4. Jei ilgai laukiate įmonės įgaliojimų prie institucijų informuokite administraciją.

7. Kai Klientas įsiskolinęs:

7.1. Klientui delsiant mokėti už suteiktas buhalterines paslaugas administracija laišku įspėja klientą (buhalterę prisega į BCC). Po įspėjimo gavimo paslaugų teikimas klientui sustabdomas;
7.2. Nutraukus sutartį su klientu dokumentus perduodame tik po skolos padengimo;
7.3. Jei skolininkas susimoka praėjus laikui po sutarties nutraukimo imkite pastovią dalį už tą laikotarpį, kai bendradarbiavimas buvo sustabdytos.

8. Rekomendacijos:

8.1. Dėl grėsmių suvaldymo plečiantis. Partneris (Buhalteris), kuris nori didinti krūvį (pasiimti naujų klientų) ir padidėjimas (apyvartos) galimai bus didesnis nei 30% esamo krepšelio (per 3 mėnesius), turi susiderinti su vadovu. T.y., jei mano visų klientų bendras krepšelis yra pvz 3000 eur, tai per ateinančius 3 mėn „prisiimti naujų klientų“ rekomenduojama max už 1000 eur (t.y. iki 30 proc augimas per 3 mėn arba iki 120 proc per metus). Tai daroma tam, kad spėti priprasti prie naujų klientų, išsilyginti krūvius sau ir asistentams, užtikrinti kokybišką dėmesį;
8.2. Prieš organizuojant susitikimą ofise pirmiausia informuokite biuro administraciją, taip išvengsime dubliavimosi;
8.3. Tikrinkite šlamštą (trash, junk e-mail) elektroniniame pašte kartą į dieną. Kartais svarbūs laiškai gali nukeliauti ten;
8.4. Gavus pranešimą apie įgaliojimų prie institucijų pabaigą, informuokite administraciją;
8.5. Jei įmonė gavo/prarado PVM kodą, atsirado/neliko sodrinių darbuotojų informuokite administraciją;
8.6. Klientui delsiant atsiųsti dokumentus 2-3 mėnesius informuokite administraciją;
8.7. Teikiant dokumentus institucijose ir susidūrus su mob. parašo problema skambinkite Eimantui. Jis suteiks galimybę pateikti dokumentus jo parašo pagalba;
8.8. Iškilus klausimams, susijusiems su paslaugų teikimu klientams, atsakymo ieškokite per visus nemokamus šaltinius (naudokite klausimo algoritmą) ir tik trūkstant atsakymo kreiptis į auditorę (dėl auditorės kontaktų kreipkitės į administraciją);
8.9. Klientui siunčiant paskaičiuotus mokesčius SODRAI prie jų pridėkite po kelis papildomus centus. Taip klientai išvengs turėti skolą SODRAI savo internetiniame puslapyje, pvz. Rekvizitai.lt, taip nutikus klientas gali turėti pasekmių viešuosiuose pirkimuose ir pan;
8.10. Klientams, kurių darbuotojų darbo laikas skiriasi nuo įprastinio, siunčiant pranešimą su paskaičiuotomis algomis kartu pridėkite darbo laiko apskaitos žiniaraštį (tabelį ištrauką pdf. formatu). Taip pat pirmajame laiške informuokite klientą, kodėl taip darote ir sulaukite patvirtinimo, ar viskas tinka;
8.11. Į VMI, SODRĄ skambinkite nemokamais telefono numeriais (trumpaisiais skambinkite, kai linijos ilgą laiką užimtos);
8.12. Telefonuose įsidiekite Viber, WhatsApp, Telegram programas, tiek dėl savęs, klientų ar kolegų. Praverčia, kai esate užsienyje;
8.13. Atkreipkite dėmesį į įmonės, kliento aprangos kodą, džinsai tik penktadieniais;
8.14. Įmonių segtuvų pavadinimus rašykite didžiosiomis raidėmis, juodu „CALIBRI“ šriftu, 36 dydžiu (geriau visada mažesniu, bet vienodai.)
8.15. Rašant svarbų laišką, siunčiant preliminarius balansus, prirašykite, kad laukiate patvirtinimo, ar laiškas pasiekė adresatą;
8.16. Kam pirmam atsitinka situacija, dėl kurios reikalinga instrukcija,  paruošia bazinę instrukciją (pvz.: klientas prašo paaiškinti kaip atlikti Monete pasikartojantį darbą. Tokiu atveju yra paruošiama bazinė instrukcija). Instrukciją papildo adminstracija;
8.17. Iškilus klausimui turite vadovautis klausimų algoritmu. Klausimų algoritmo punktais turite vadovautis nurodyta seka. Negavus atsakymo iš pirmo informacijos šaltinio, prieinate prie sekančio ir t.t.:
8.17.1. Kreipkitės dėl atsakymo į klausimą į institucijas (VMI, SODRA, Registrų centras itt.);
8.17.2. Ieškokite atsakymo į klausimą įstatymuose, teisės aktuose itt.;
8.17.3. Ieškokite atsakymo FB grupėse;
8.17.4. Ieškokite atsakymo mokesčių sufleryje;
8.17.5. Klauskite savo kolegų;
8.17.6. Kreipkitės dėl atsakymo į klausimą pas auditorę ar teisininkę;
8.17.7. Jei negaunate atsakymo į klausimą, informuojate vadovą apie tai. Jei gaunate atsakymą į klausimą, būtinai pasidalinkite atsakymu su savo kolegėmis;
8.18. Kasdieniniam bendravimui su klientais galima naudoti visus kanalus (gyvai, el. laiškais, popieriniais laiškais, telefonu, skype, viber, whats up, telegram, messenger ir kt). Dėmesio: esant svarbiai komunikacijai, kuri ateity gali iššaukti ginčą (susitarimas, prašymas, pažadas, informavimas apie pokyčius, svarbių ataskaitų pateikimas ir pan.) būtinas informavimas el. paštu. Jei tai sudėtinga,- būtina ekrano nuotrauka įrodanti susitarimą. Abiem atvejais būtina tūrėti atspausdintą įrodymą ir prisegti prie kliento dokumentų;
8.19. Naudokite naujausią parašą el.laiškuose. Prašome pasikeisti arba paprašyti, kad pakeistų (per 5 d.d. nuo šio priminimo) . Parašo pavyzdys žemiau:


8.20. Tiems klientams, kurie patys vedasi dokumentus Monete būtinai uždarome periodus;
8.21. Gaunat pirminius dokumentus (KIO, KPO) pamačius, kad ne visi laukai yra užpildyti, privalo informuoti klientą, kad šie laukai neužpildyti;
8.22. Kai klientas siunčia pavėluotai dokumentus, juos būtina įtraukti į kitą sąskaitą;
8.23. Atlygį už papildomus darbus į buhalterės sąskaitą įtraukite tik tada, kai paslauga yra pilnai atlikta ir yra gautas paslaugų apmokėjimas iš kliento.

9. Nuolaidos, motyvavimas:

9.1. Jei banko išrašų kiekis yra didelis, pagailėkite ir nudžiuginkite klientą. Bankai turi funkciją — uždėjus varnelę komisinius traukti į vieną eilutę. Pasidomėkite, kaip tai padaryti (kiekviename banke skirtingai). Kai banko operacijų yra daugiau nei 100 operacijų per mėn. –  rekomenduojame taikyti 50% nuolaidą, jei virš 500 operacijų per mėn. – 80% nuolaidą;
9.2. Kai imamas pirkimų/pardavimų bendrai yra daugiau nei 100 operacijų per mėn. – rekomenduojame taikyti 50% nuolaidą, jei virš 500 operacijų per mėn. – 80% nuolaidą;
9.3. Papildomus motyvacinius procentus prie gaunamos sumos už klientus buhalterei skaičiuojame nuo viso krepšelio sumos be PVM;
9.4. Jei klientai įsisteigia įmonę naudodamiesi buhalteriai.lt UAB paslaugomis, tuomet skiriame už UAB, VšĮ teikiamas buhalterines paslaugas — 50 eurų vienkartinę nuolaidą, o už MB, IĮ — 30 eurų vienkartinę nuolaidą. Buhalterių ši nuolaida neliečia. Jei nutraukiama sutartis tačiau klientas apsimoka ir nori tęsti bendradarbiavimą sąskaitos skaičiuojamos iš naujo;
9.5. Įmonė finansuoja dalį išlaidų, jei buhalterė nori gauti buhalterio profesionalo pažymėjimą.

10. Seminarų lankymas:

10.1. Įmonė apmoka iki keturių seminarų per metus, kurie susiję su tvarkomų įmonių specifika, pritaikoma buhalterinėje apskaitoje;
10.2. Po seminarų, per savaitę, buhalteris turi pateikti trumpą 5-6 sakinių reziumė( ką naujo/naudingo sužinojo);
10.3. Kiekvieną mėnesį siunčiamas aktualių seminarų sąrašas;
10.4. Seminarų sistema (Seminarai partneriams (buhalterėms) apmokami remiantis to mėnesio klientų krepšelio suma be pvm.); 
10.4.1. Kai partnerio (buhalterio) dalis prieš pvm per mėnesį yra:
10.4.1.1. Kai krepšelis yra nuo 500 eur iki 1000 eur apmokama 50%;
10.4.1.2. Kai krepšelis yra nuo 1000 eur iki 1500 eur apmokama 65%;
10.4.1.3. Kai krepšelis yra nuo 1500 eur iki 2500 eur apmokama 80%;
10.4.1.4. Kai krepšelis yra nuo 2500 eur apmokama 100%;
10.4.1.5. Seminarai apmokami, kurie skirti tobulėti buhalterinėje veikloje;
10.4.1.6. Seminarus susiderinti su administracija;
10.4.1.7. Seminarą pilnai apmoka buhalteriai.lt, o likusią dalį, kurią dengia partneris (buhalterė) išstatoma sąskaita susimokėti;
10.4.1.8. Seminarai turi būti viešai skelbiami;
10.4.1.9. Buhalterinės programos apmokymai apmokami pilnai;
10.4.1.10. Apmokame 20 % partnerių asistentų mokymų sumą.

11. Motyvaciniai priedai:

11.1. Dirbate ilgiau nei 2 m=1 %* (*-sumuojasi);
11.2. Dirbate ilgiau nei 4 m=1 %*;
11.3. Dirbate ilgiau nei 6 m =1 %*;
11.4. Dirbate ilgiau nei 8 m = 1 %*;
11.5. Turite klientų krepšelį (be PVM) didesnį nei 4 400 eur (dėl infliacijos, galioja dydis iki 2025 m) eur = 1 %*;
11.6. Turite klientų krepšelį (be PVM) didesnį nei 6 600 eur (dėl infliacijos, galioja dydis iki 2025 m) eur = 1 %*;
11.7. Turite klientų krepšelį (be PVM) didesnį nei 8 800 eur (dėl infliacijos, galioja dydis iki 2025 m) eur = 1 %*;
11.8. Turite klientų krepšelį (be PVM) didesnį nei 11 000 eur (dėl infliacijos, galioja dydis iki 2025 m) eur = 1 %*;
11.9. Turite klientų krepšelį (be PVM) didesnį nei 13 200 eur (dėl infliacijos, galioja dydis iki 2025 m) eur = 1 %*;
11.10. Turite klientų krepšelį (be PVM) didesnį nei 17 600 eur (dėl infliacijos, galioja dydis iki 2025 m) eur = 1 %*;
11.11. Turite klientų krepšelį (be PVM) didesnį nei 24 200 eur (dėl infliacijos, galioja dydis iki 2025 m) eur = 1 %*;
11.12. Turite klientų krepšelį (be PVM) didesnį nei 33 000 eur (dėl infliacijos, galioja dydis iki 2025 m) eur = 1 %*;
11.13. Turite klientų krepšelį (be PVM) didesnį nei 44 000 eur (dėl infliacijos, galioja dydis iki 2025 m) eur = 1 %*;
11.14. Turite klientų krepšelį (be PVM) didesnį nei 60 000 eur (dėl infliacijos, galioja dydis iki 2025 m) eur = 1 %*;
11.15. Turite buhalterio-profesionalo pažymėjimą = 1 %.* — buhalteriai.lt finansuoja dalį;
11.16. Dirbate su klientais, kurie kalba ne LT (ne mažiau nei 10 įmonių) = 1 %*;
11.17. Puse klientų turi senesnį (pigų, nuvertėjusį) kainyną, nei 2 m = 1 %*;
11.18. Bent 5 klientai turi nuolaidas nuo viso standartino kainyno = 1 %*;
11.19. Daugiausiai 2019m. lankėsi seminaruose = 1 %*;
11.20. Aptarnaujančiai buhalteriai.lt UAB klientus su daugiausia kitokių buhalterinių programų ( išskyrus monet, rivile) =1 %*;
11.21. Turite daugiausiai įvarių klientų formų ( išskyrus MB, UAB) =1 %*;
11.22. Dirbate su B1 buhalterine programa. Taikoma 10 % nuo kliento krepšelio, kurio apskaita bus tvarkoma per B1. Papildomi 10% nuo kliento krepšelio bus taikomi iki kol surinksime 10 įmonių kurios bus apskaitomos su B1 programa (skaičius bendras visoje įmonėje). Vėliau taikysime standartinį tarifą. Už pirmus klientus su kuriais dirbsite naudodamiesi B1 programa, papildomus 10% nuo krepšelio gausite visą laiką.

12. Perdavimas buhalterei:

12.1. Perdavimas buhalterei, buhalterės darbai:

12.1.1. Perduodant įmonę kitai buhalterei ar uždarant metus, informuokite klientą elektroniniu paštu apie visus mokėtinus mokesčius (pvz. pelno mokestis, žemės mokestis, apie mokesčius susidariusius dėl patikslintų deklaracijų už Jūsų laikotarpį);
12.1.2. Klientą galima perduoti kitai buhalterei ar grąžinti buhalteriai.lt, prieš tai informavus apie tai raštu ne anksčiau kaip po 3 mėnesių darbo su priimtu klientu arba raštu susitarus su klientu ir buhalteriai.lt vadovu;
12.1.3. Gavus pirkimų/pardavimų dokumentus ne už savo periodą, rekomenduojame dokumentus įtraukti į savo laikotarpį (jeigu reikia patikslinti deklaracijas ir kt.) bei apmokestinti klientą;
12.1.4. Po migracijos/duomenų perkėlimo (t.y. įmonės perdavimo kitai buhalterei), visus iškilusius klausimus pirmiausia išsiaiškinkite su ex buhaltere;
12.1.5. Likus iki finansinių metų pabaigos mažiau nei 3 mėn., tokią įmonę/klientą galite perduoti kolegei tik po finansinių ataskaitų rinkinio pridavimo VĮ „Registrų centrui“ arba kolegei sutikus, kuri priima tokį klientą;
12.1.6. Perduodant įmonę naujai buhalterei metų eigoje, t.y. nepasibaigus finansiniams metams perduokite kopijas GPM A ir B klasės ataskaitas už savo tvarkytą periodą, kaip tai numatyta Priede Nr. 1.;
12.1.7. Perduodant klientą, informuokite buhalterę apie įmonės turimus automobilius (pagal kokią sutartį įgyti automobiliai (pvz. lizingas, pirkimas-pardavimas ir pan., automobilio duomenis, koks kuras naudojamas, kuro normas ir t.t);
12.1.8. Pabaikite tvarkyti einamąjį mėnesį. Gavus dokumentus pavėluotai (t.y. už praėjusį periodą), perduokite juos naujai buhalterei;
12.1.9. Jei klientą perduodate kitai buhalterei, atsisveikinimo laišką senam klientui išsiųskite ne vėliau kaip vieną savaitę prieš perduodant klientą;
12.1.10. Perduokite informaciją apie darbuotojų sukauptas atostogas, laiko apskaitos bei darbo užmokesčio žiniaraščius;
12.1.11. Gavus žiniaraštį iš VMI suderinkite likučius su Sodra;
12.1.12. Perduokite įsakymą dėl nustatytos IT vertės;
12.1.13. Išsiųskite savo laikotarpio pabaigai skolas klientams. Atkreipkite dėmesį į tiekėjų išankstinius apmokėjimus, pirkėjų avansus. Pridėkite kliento raštišką patvirtinimą, kad likučiai sutampa, jei negaunate — persiųskite buhalterei;
12.1.14. Perduodant įmonę informuokite naują buhalterę apie kliento ypatybes. Pvz. kokių ataskaitų prašo, kada nori gauti paskaičiuotas algas ir t.t, surašykite TIKSLIAI SU DATOMIS;
12.1.15. Perduodant įmonę pasirašykite perdavimo aktą (Perdavimo-aktas-šablonas1.5). Ex buhalterė parašo ką perduoda, nauja buhalterė pasirašo ką tikrai gavo;
12.1.16. Perduodant įmonę, jei įmonė turi, perduoti banko generatorių.
12.1.17. Dokumentus naujai buhalterei perduoti per 1 mėnesį, nuo paskutinio mėnesio už kurį yra atsakinga.

Parašus sudėti reikia:

  • Bandomasis balansas už laikotarpį;
  • Klientų būklės ataskaitos (kažkuriai dienai);
  • Visos kitos detalizacijos (ilgalaikio turto, būsimųjų laikotarpių, atostogų rezervas)
  • Suderinimo aktai;
  • Darbo užmokesčio žiniaraštis;

12.2. Perdavimas buhalterei, administracijos darbai:

12.2.1. Paruošti įmonės perdavimo atą, kurį buhalterės turi pasirašyti;
12.2.2. Gauti iš ex buhalterės tikslią datą kada bus naujai buhalterei perduodami dokumentai;
12.2.3. Stebėti ar žadėtą dokumentų perdavimo datą dokumentai perduoti ( gauti pasirašytą perdavimo aktą, įkelti į Drive);
12.2.4. Patikrinti prie kokių institucijų galima suteikti įgaliojimus per Eimantą, kitas instrukcijas pasiruošti ir išsiųsti klientui;
12.2.5. Gauti įgaliojimus institucijose per 7 d.d.;
12.2.6. Pakeisti 791 formoje atsakingą asmenį;
12.2.7. Paklausti ex buhalterės kada galima atjungti ją nuo įmonės bazės Monete.

13. Metų uždarymas:

13.1. Suderinimo aktus MB išsiųskite iki vasario 28d., klientus iki kovo 10 d. informuokite kieno suderino aktų laukiate.
13.2. UAB suderinimo aktus išsiųskite iki kovo 31d. , klientus iki balandžio 10d.  informuokite kieno suderino aktų laukiate.

14. Archyvavimas:

14.1. Turimus dokumentus už tvarkomą laikotarpį suarchyvuokite, paruoškite perdavimo aktą ir perduokite klientui pasibaigus kiekvieniems kalendoriniams metams. Tvarkingai užrašykite archyvavimo segtuvą ( už kuriuos metus ir kokius dokumentus susegate);
14.2. Archyvuojant praėjusius metus, segtuve pasilikite (arba pasidarykite šių dokumentų kopijas):

  • Įmonės įstatų/nuostatų;
  • Darbo sutarčių/ vadovo civilinės sutarties;
  • Nuomos sutarčių/panaudos sutarčių (nekilnojamo turto registro išrašus);
  • Paskolos sutarčių/ lizingo sutarčių;
  • Sutartis, kurios turi tęstinumą kitais metais;
  • Praėjusių metų finansinę ataskaitą (su informacija apie sukauptus nepanaudotus nuostolius, kuriuos galima perkelti į kitus metus);
  • Draudimo polisų liudijimus.

14.3. Archyviniuose segtuvuose už praėjusius metus sudėti dokumentus:

  • Pirkimus;
  • Pardavimus;
  • Banko išrašus;
  • Praėjusių metų FA kopiją;
  • Deklaracijas pateiktas SODRAI ir VMI;
  • Nurašymo aktus;
  • Darbo užmokestį (asmens korteles, atlyginimo žiniaraščius, tabelius, įsakymus dėl atostogų ir t.t).

14.4. Dokumentus už praėjusius metus suarhyvuokite iki liepos 27d. Archyvinius segtuvus pristatykite į buhalteriai.lt arba perduokite klientui. Per dvi savaites archyviniai segtuvai turi būti perduoti klientui ( perdavimo akte turi būti kliento ir buhalterės parašai);
14.5. Perduodant klientui suarchyvuotus dokumentus privaloma naudoti pateiktą perdavimo šabloną(žr. 12.1.15.);
14.6. Perduodant klientui suarchyvuotus dokumentus perduodami visi metai pilnai (visi turimi pirminiai dokumentai, deklaracijos) ( išskyrus jei klientas išeina viduryje metų). Pasilikti galima dokumentus kurie turi tęstinumą.

15. Atostogos:

15.1. Prieš atostogas informuokite administraciją dėl atostogų atsakiklio;
15.2. Likus savaitei iki atostogų prie el. pašto parašo pridėkite prierašą dėl atostogų;
15.3. Informuokite klientus mažiausiai savaitė prieš atostogas;
15.4. Susitarkite su kolege, kuri galėtų padėti atlikti neatidėliotinus darbus Jūsų atostogų metu;
15.5. Administracija įjungdama atostogų atsakiklį prirašyti, kad laiškai pavaduojančiam asmeniui automatiškai neperadresuojami;
15.6. Informuokite kolegas, su kuriais komunikuojate ( adminsitraciją, buhalterės.lt).

16. Susirinkimai:

16.1. Buhalterės turi nubalsuoti bendru susitarimu, kada organizuojamas susirinkimas;
16.2. Jei negalėsite dalyvauti susirinkime informuokite administraciją.

17. Buhalterinės sutarties paketą sudaro šie dokumentai:

17.1. Buhalterinė sutartis;
17.2. ESI išrašas arba steigimo dokumentas;
17.3. Įmonės nuostatai ar įstatai;
17.4. Įmonės narių ar akcininkų sąrašas;
17.5. Užpildyta Juridinio arba Fizinio asmens anketa;
17.6. Vadovo asmens dokumento kopija.

18. Įmonei stabdant veiklą:

18.1. Informuokite klientą, kad nuo finansinės ataskaitos teikimo jie nėra atleidžiami;
18.2. Informuoti administraciją;
18.3. Susiderinkite su paskutiniu sąskaitos išrašymu ( išrašykite sąskaitą iki veiklos sustabdymo avansu  arba po veiklos stabdymo ir klientas susimokės iš asmeninės sąskaitos);
18.4. Atmintinė buhalterėms užšaldant-stabdant įmonės veiklą.

19. Nutraukiant sutartį su klientų:

19.1. Suruoškite visus įmonės dokumentus perdavimui per 15 darbo dienų nuo sutarties nutraukimo;
19.2. Nutraukimo datai paruoškite balansą, balansų iššifravimą ir idealizaciją. Jei įmonė maža atspausdinkite didžiąją knygą ( jei didesnė — nusiųskite klientui pdf formatu.) Atspausdinkite asmens korteles ( jei įmonėje yra darbuotojų, įdarbintų  sodroje);
19.3. Pasidomėkite dėl kokių priežasčių klientas atsisako mūsų paslaugų ( informuokite administraciją). Jei nori keisti į nuosavą buhalterę būtinai nusiųsti informaciją apie skirtumus tarp nuosavo/outcoursinamos buhalterės;
19.4 Administracija dokumentus perduoda kai pilnai klientas yra atsiskaitęs. Jei yra permoka atliekamas grąžinimas;
19.5. Kai išeina klientas, kuris vedėsi buhalterinėje programoje dokumentus, atjungti klientą nuo programos nutraukimo datai (arba uždaryti laikotarpį). 

20. Audito tikrinimo tvarka:

20.1. Tikrinamos dvi įmonės (vieną išrenka administracija, kitą – buhalterė);
20.2. Suderinus patikrinimo datą, informuokite klientus dėl vidinio audito;
20.3. Su auditore suderinkite dėl reikiamų ataskaitų atsiuntimo bei dokumentų pristatymo;
20.4. Pasiruoškite patikrinimui pagal auditorės nurodymus;
20.5. Ataskaitos ir dokumentai pristatomi dieną prieš patikrinimą iki 16 valandos;
20.6. Vyksta tikrinimas;
20.7. Atsiunčiama ataskaita administracijai (Irenai, Eimantui);
20.8. Po administracijos patvirtinimo ataskaitas siunčiate klientams su paaiškinimu ką darysite, kad klaidos būtų pataisytos;
20.9. Atsiunčiate ataskaitą suderinta data administracijai (ne vėliau nei du mėn), kada visos auditorės pastabos ištaisytos. Pastabas pritaikote visam savo klientų krepšeliui ir jas sutvarkote (t.y. koreguojate ne tik tikrintas įmones);
20.10. Bendrinės klaidos siunčiamos kolegėms;
20.11. Patikrinus 4 buhalteres organizuojamas susitikimas su auditore (klaidoms, klausimams išgryninti);
20.12. Jei klaidos kartojasi (pas naujai tikrinamas buhalteres), kurios jau buvo aptartos ir siųstos visiems, situacija aptariama atskirai su administracija.

21. Susitikimas su auditore:

21.1. Susiderinti susitikimo su auditore datą bei laiką;
21.2. Apklausti buhalteres dėl turimų klausimų auditorei;
21.3. Peržiūrėti, ar nėra pasikartojančių/lengvų klausimų;
21.4. Po auditorės susitikimo visus atsakymus nusiųsti kolegėms.

22. Kokybės sistema:

22.1. buhalteriai.lt kokybę užtikrinsime:

22.1.1.  Audito pagalba;
22.1.2.  Google Doc’s duomenų tikrinimu;
22.1.3.  Duomenų buh. programoje tikrinimu;
22.1.4.  EDS, mano VMI, Sodros ir RC duomenų tikrinimu.

22.2. Auditą atliks trečioji šalis – auditorė.

22.2.1. Tikrinamos dvi įmonės. Vieną išsirenka buhalterė, kitą — buhalteriai.lt;
22.2.2. Klientui paprašius patikrinti įmonę, organizuojame papildomą tikrinimą.

22.3. Nuotolinis auditorės tikrinimas

Auditorei buhalterė el. paštu siunčia:
22.3.1. Finansines ataskaitas iš Registrų centro ir paprastas FA formas –  su parašais, skanuotas.
22.3.2. VMI deklaracijas iš EDS – PDF formatu.
22.3.3. Sodros F4 – PDF formatu.
22.3.4. VMI likučių suderinimo aktą arba apskaitos operacijų ataskaitą – PDF/Excel formatu.
22.3.5. DK likučius, apyvartas ir analitikas iš programos – Excel formatu.
22.3.6. DU priskaitymo žiniaraščius iš programos – PDF/Excel formatu.
22.3.7. Pardavimo s/f kopijas – po 1 kiekvienam taikomam PVM tarifui (PVM neapmokestinama, 0% PVM tarifas ir t.t)
22.3.8. Ištrauktus banko išrašus – PDF formatu.
22.3.9. Pirkimo sąskaitų, įvedimo į eksploataciją aktų, kuro ir kitų nurašymo aktų auditorė prašo pagal poreikį, peržiūrėdama apskaitos duomenis, tada reikėtų atsiųsti kopijas (iki 20 dokumentų).

22.4. Administracija  mėnesio gale Google Doc’se tikrins, kaip priskirtos užduotys yra atliktos bei kaip žymėjimas sutampa su faktais.

22.4.1. Buhalterių programose (Monet) admininstracija peržiūrės:
22.4.2. Pirkimai, pardavimai, bankas (kada suvestos paskutinės operacijos);
22.4.3. Kaip suvesti duomenys atitinka išrašytas sąskaitas klientams.

22.5. Valstybinėse institucijose peržiūrės:

22.5.1. Deklaracijų pateikimą;
22.5.2. I.SAF ( PVM mokėtojams) pateikimą;
22.5.3. Finansinių atasakaitų pateikimą RC.
22.5.4. Peržiūros vyks po 25d. (atsižvelgiant į PVM deklaracijos terminą);

Kokybes sistema

23. Naujo kliento sutarties ruošimas, perdavimas:

23.1. Sutartį paruošti siunčiami dokumentai (ESI ar prieigos raktas, paso ar asmens tapatybės kopija) el. paštu;
23.2. Su klientu pasirašyta sutartis yra laikoma kai parašomas perdavimas, administracijai el. paštu persiunčiami pasirašyti dokumentai (sutartis, FNTT anketa);
23.3. Pasirašyta sutartis įkeliama į Drive, popierinė sutartis ir likę dokumentai (ESI, anketa, paso ar asmens tapatybės dokumentų kopijos, nuostatai/įstatai, akcininkų/narių sąrašas) segami į segtuvą;
23.4. Projektų vadovė siunčia buhalterei įmonės perdavimo aktą pasirašymui;
23.5. Pasirašytas perdavimo aktas įkeliamas į Drive.

24. Administracijos pareigybės:

24.1. Išnaudoti sukauptas atostogas per einamuosius metus;
24.2. Padidėjus buhalterinių paslaugų kainoms esamiems klientams, administracija privalo gauti iš kliento naują patvirtintą kainyną su vadovo parašu. Naujame priede (kainyne) BŪTINAI turi būti nurodytas sutarties pavadinimas, numeris ir data.

25. Bendradarbiavimo sutarties šablonas.

25.1.Sablonine-bendradarbiavimo-sutartis-v3.2